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第四章 立即完成!
『高效决断』的技术
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31 回复邮件要在阅读前还是阅读后?回复邮件的关键在于“效率”
本来可以迅速地做出回复,但因为感觉太麻烦而迟迟不愿回复邮件,结果导致邮件越堆越多……很多人都遇到过这样的情况吧。
没有人愿意为了回复邮件而加班。
其实这个问题也很容易解决。
那就是第一时间做出“简单的回复”
。
这样就可以迅速地将堆积如山的邮件回复完毕。
如果你收到这样一封邮件,会怎样应对呢?
“附件是会议资料。
如果有任何问题请随时与我联系。”
像这种添加了附件的邮件,处理起来需要花费很多时间。
现在你有两种选择,你会选择哪一个呢?
①仔细阅读资料之后再回复。
“非常感谢,没有问题。
就按照这个资料做吧!”
②阅读邮件之前直接回复。
“非常感谢,资料已经收到,有问题的话我后天之前和您联系!”
正确的答案是②,在阅读邮件之前直接回复。
请检查一下你的收件箱里带附件的邮件吧。
“请确认原稿内容。”
“附件是会议记录。”
“请在下周开会之前确认。”
“共享问卷调查结果。”
“请确认研修座位顺序。”
是不是有很多像这样必须回复的邮件。
如果没有及时回复,让这些邮件积攒到傍晚的话,就会不可避免地出现加班。
利用白天的“空闲时间”
迅速地回复邮件才是正确的做法。
请看下图,这是我立即回复的邮件示例。
●商务邮件只需要“一句话”
的简单回复
在我回复的邮件之中不但没有“承蒙关照”
的客气话,连自我介绍的“名字”
都没有。
如果是已经合作过很多次,相互之间比较熟悉的关系,那么在回复邮件时只需要“一句话”
的简单回复即可。
这种第一时间做出回复的态度,会让对方感觉更加安心,并不会显得失礼。
当回复了这封邮件之后,我抽时间确认了一下原稿,并没有发现问题,于是之后也没有再发送邮件。
在当今提倡缩短劳动时间的时代,一切的关键都在于“效率”
。
Point
第一时间回复邮件,不要让邮件积压。
这样可以减轻双方的压力。
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